COMPROVAÇÃO DE PROPRIEDADE DOS PRÊMIOS
As promoções comerciais são uma estratégia eficaz para atrair e fidelizar clientes, gerar vendas e aumentar a visibilidade da marca. No entanto, para garantir a legalidade e a transparência dessas ações, é crucial compreender os requisitos e as normas relacionadas à comprovação da propriedade dos prêmios oferecidos. Neste artigo, abordaremos os aspectos-chave da comprovação de prêmios em promoções comerciais, incluindo prazos, documentos solicitados e as duas formas mais comuns de realizar essa comprovação.
A comprovação de prêmios em promoções comerciais é fundamental para garantir a integridade e a credibilidade das ações promocionais. Conhecer os prazos, os documentos exigidos e os possíveis benefícios é essencial para garantir o sucesso de sua promoção e evitar problemas legais com a prestação de contas da campanha.
A responsabilidade pela compra dos prêmios
A empresa promotora da promoção é responsável por adquirir os prêmios prometidos. É admissível em alguns casos, outra empresa poder comprar os prêmios, nesses casos, deve haver um documento assinado demonstrando a relação entre as empresas e a doação dos prêmios para a promotora.
Conhecendo os prazos para comprovação de prêmios
A legislação estabelece que os prêmios devem ser adquiridos 8 dias antes da data de início da promoção para as modalidades Vale-brinde e Assemelhada a Vale-brinde e 8 dias antes da data da apuração das demais modalidades, concursos e sorteios.
Os prêmios prometidos precisam estar completamente pagos (quitados) até essas datas, conforme cada modalidade, inclusive, o órgão autorizador, pode a qualquer momento solicitar comprovantes de pagamento.
Notas fiscais como forma de comprovação
As notas fiscais são a principal forma de verificar a aquisição dos prêmios. Elas devem conter informações detalhadas sobre os produtos adquiridos, como descrição, volume e valor.
Se uma nota fiscal não contiver todas as informações necessárias, outros documentos podem ser fornecidos para complementar a comprovação, como fotos dos produtos, números de pedido, notas de débito, etc.
O ponto fundamental aqui é demonstrar através da nota fiscal e de documentos complementares, que o prêmio adquirido é o mesmo que está prometido no regulamento da promoção. O foco aqui é o prêmio e não o valor, em regulamento pode estar previsto um valor de R$ 8.000,00 mas a empresa no momento da compra conseguiu um desconto, não existe problemas em relação à isso.
Termo de destinação de estoque próprio
Quando uma empresa oferece prêmios que fazem parte de seu próprio estoque de produtos ou serviços, ela pode utilizar o “Termo de Destinação de Estoque Próprio” para verificar a propriedade dos prêmios.
Esse documento, geralmente em formato Word, deve ser assinado pelos proprietários da empresa ou por quem tem procuração, declarando que os prêmios prometidos fazem parte do giro comercial da empresa e que ela não precisa realizar compras específicas para uma promoção.
Exemplo de utilização em uma empresa de serviço:
Se a Vila Rica resolvesse fazer um sorteio e prometesse como prêmio um registro de regulamento para o vencedor, nós utilizaríamos essa forma de comprovação de propriedade dos prêmios, uma vez que como prestamos esse serviço, não faz sentido emitirmos nota apenas para isso.
Exemplo de utilização em uma empresa que vende produtos:
Outro exemplo que é relativamente comum, é o caso de um mercado que oferece vouchers de compras em suas próprias lojas, ou seja, ele mesmo está fornecendo essa possibilidade de crédito para os vencedores.
Isso é diferente desse mesmo mercado, oferecer um voucher para ser utilizado fora do mercado, em outra empresa por exemplo, nesse caso, haveria a necessidade de comprovação por meio de uma nota fiscal.
Lidando com exceções
Algumas empresas podem ser isentas da emissão de notas fiscais. Nesses casos, é preciso buscar outros documentos, como nota de débito, número do pedido ou comprovante de pagamento, para demonstrar a aquisição do prêmio.
Prêmios adquiridos por outras empresas: Em algumas situações, a empresa promotora da promoção não é a responsável direta pela compra do prêmio. Nesses casos, é necessário apresentar documentos que comprovem a relação comercial entre as empresas e a transferência do prêmio para a empresa promotora.
Por uma questão de segurança, é importante armazenar os comprovantes de pagamento em todos os casos, independentemente dos documentos utilizados, caso você seja questionado, eles estarão a disposição.