Comprovação de propriedade dos prêmios: entenda como funciona nas promoções comerciais
Comprovação de prêmios é uma etapa essencial no processo de registro e execução de uma promoção comercial. Mais do que uma exigência burocrática, ela garante transparência, legalidade e confiança do público em relação à campanha. Neste conteúdo, você vai entender os prazos, documentos necessários e formas seguras de comprovar os prêmios que serão distribuídos.
Por que a comprovação de prêmios é obrigatória?
Toda empresa que realiza sorteios, concursos ou distribui brindes deve comprovar que possui os prêmios prometidos. Isso evita fraudes, protege os participantes e assegura que a empresa está apta a cumprir o regulamento aprovado pela Secretaria de Prêmios e Apostas (SPA/MF).
A ausência dessa comprovação pode inviabilizar o andamento da promoção ou resultar em sanções legais. Por isso, registrar corretamente a comprovação de propriedade dos prêmios é uma prática obrigatória e estratégica.
Quem é responsável pela compra dos prêmios?
A empresa promotora da campanha é quem deve garantir a aquisição dos prêmios oferecidos. Em alguns casos, outra empresa como a Vila Rica pode realizar a compra, desde que exista um documento assinado que comprove a relação entre as partes e a doação do prêmio para a promotora.
Esse documento precisa ser formal e detalhar claramente a transferência, com o objetivo de garantir que o bem será destinado exclusivamente à promoção.
Quais são os prazos para comprovar a posse dos prêmios?
A legislação estabelece prazos específicos para cada tipo de promoção. Veja abaixo:
Promoções do tipo Vale-brinde ou Assemelhada a Vale-brinde
Os prêmios devem estar quitados e comprovados até 8 dias antes da data de início da promoção.
Promoções do tipo Concurso ou Sorteio
A comprovação deve ser feita até 8 dias antes da data da apuração de cada sorteio ou etapa da campanha.
Além disso, a SPA/MF pode solicitar os documentos a qualquer momento, mesmo após o protocolo, o que reforça a necessidade de ter tudo armazenado de forma segura e acessível.
Como fazer a comprovação de propriedade dos prêmios?
Existem duas formas principais de realizar essa comprovação:
1. Com nota fiscal
A nota fiscal é o documento mais comum para comprovar a aquisição de prêmios. Ela deve conter informações como:
Descrição do item;
Valor total pago;
Quantidade adquirida;
Dados do fornecedor.
Se a nota não trouxer todos os dados exigidos, é possível complementar a comprovação com outros documentos, como:
Número do pedido;
Nota de débito;
Fotos dos produtos;
Comprovantes de pagamento.
O importante é demonstrar que o item descrito é o mesmo prometido no regulamento, mesmo que tenha sido adquirido por valor inferior (ex.: desconto negociado). O que importa é o prêmio em si, não o valor nominal gasto.
2. Com termo de destinação de estoque próprio
Empresas que oferecem prêmios que fazem parte de seu próprio estoque (produtos ou serviços) podem utilizar um Termo de Destinação de Estoque Próprio. Esse documento deve:
Ser redigido em formato formal (ex.: Word);
Ser assinado pelo proprietário ou representante legal;
Declarar que os prêmios são provenientes do estoque da empresa.
Exemplo prático com serviço
Se uma empresa como a Vila Rica quiser sortear um serviço de registro de promoção, poderá usar esse termo, já que a entrega do prêmio não envolve compra externa — é um serviço prestado internamente.
Exemplo prático com produtos
Um supermercado que sorteia vale-compras para uso exclusivo em suas lojas também pode usar o termo. Mas se o voucher for válido para uso em uma rede parceira, será necessária nota fiscal da compra do valor destinado à premiação.
E se minha empresa não emitir nota fiscal?
Empresas isentas da emissão de nota fiscal devem apresentar outros documentos de comprovação. Alguns exemplos válidos:
Nota de débito;
Recibo de pagamento;
Contrato de compra;
Prints de pedidos com confirmação de pagamento.
Quando os prêmios são comprados por outra empresa
Se uma terceira empresa for a responsável pela compra do prêmio, é indispensável apresentar um documento que comprove a relação entre as partes, como um termo de doação. Isso demonstra que o prêmio foi legalmente transferido para a promotora da campanha.
Armazene tudo com segurança
Independentemente da forma escolhida para comprovar a propriedade dos prêmios, mantenha todos os comprovantes organizados e salvos digitalmente. Eles podem ser exigidos durante a análise do pedido de autorização ou em fiscalizações posteriores.
